Il decreto Cura Italia (articolo 106 del decreto legge 17 marzo 2020, n. 18), al fine di ridurre il rischio di contagio da coronavirus, aveva stabilito che le assemblee delle società di capitali potevano essere tenute, durante il periodo di emergenza sanitaria, mediante videoconferenza, pur se non espressamente previsto dallo statuto sociale, anche quando devono essere verbalizzate dal Notaio che si collegherà direttamente dal proprio studio senza che sia necessaria la presenza fisica del Presidente e legale rappresentante dell’assemblea.

In particolare il verbale veniva sottoscritto dal solo Notaio e dallo stesso depositato telematicamente presso il registro delle imprese. Il Decreto Milleproroghe 2023 ha prorogato il termine per la possibilità di tenere le assemblee esclusivamente in videoconferenza al 31 luglio 2023.

Ricordiamo che nell’ambito degli organi sociali delle società di capitali (s.r.l. e s.p.a.), l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione per le riunioni è ormai entrato nella prassi abituale, ed è espressamente previsto dall’art. 2470, quarto comma, del codice civile, modificato dalla riforma del 2003, in base al quale “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”. Molti statuti societari contengono dunque una specifica clausola che regola le modalità per lo svolgimento delle assemblee dei soci e delle riunioni degli organi sociali in videoconferenza o audioconferenza.
Anche in mancanza di una specifica clausola nello statuto, è comunque ammissibile lo svolgimento della riunione mediante mezzi di telecomunicazione.
Ancora prima che intervenisse la legislazione di emergenza, lo aveva ha chiarito la Commissione Società del Comitato Notarile del Triveneto (Massima n. H.B.39 del 2017), secondo cui “anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale” e la parità di trattamento dei soci, la cui verifica spetta al presidente dell’assemblea, secondo principi di correttezza e di buona fede.
Il principio era stato recentemente ribadito dalla Commissione società del Consiglio Notarile di Milano (Massima n. 187 – 11 marzo 2020), nella quale è stato ulteriormente precisato che “l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio”.
Nel luogo indicato nell’avviso di convocazione devono inoltre trovarsi le persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona. Tale incarico, peraltro, può essere affidato al segretario verbalizzante o al notaio, a condizione che questo sia messo in grado di svolgerlo.
E’ essenziale comunque che venga assicurata la possibilità di tutti i soci di partecipare all’assemblea, fisicamente o mediante mezzi di telecomunicazione, nel rispetto, non solo formale ma anche sostanziale, del metodo collegiale e dei principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci.
In caso di assemblea totalitaria, tutto risulta ovviamente più semplice, ed è anche possibile evitare la preventiva convocazione.
In caso contrario è necessario rispettare le regole previste dalla legge e dallo statuto per la convocazione dell’assemblea, indicando il luogo di svolgimento fisico della riunione e le modalità di collegamento remoto messe a disposizione dalla società.
In ogni caso, deve sempre essere consentito al presidente dell’assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione; deve essere consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione; deve essere consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione. Devono inoltre essere rispettate le specifiche regole eventualmente previste dallo statuto sociale.
Non si può escludere che, in relazione alle specifiche circostanze e soprattutto nel caso di riunione tra pochi soggetti reciprocamente ben noti, anche l’audioconferenza in assenza di collegamento video sia idonea ad assicurare il rispetto del metodo collegiale e dei principi sopra indicati.